近期，清溪鎮(zhèn)利用檔案憑證，通過談判成功追回了4宗30年期的廠房產權，涉及總土地面積25835平方米，總建筑面積47617平方米，總價值約2億元。
數(shù)十年的到期產權之所以能及時追回，得益于清溪鎮(zhèn)高度重視檔案工作，創(chuàng)新物業(yè)資產檔案管理，第一時間有效發(fā)揮了檔案憑證支撐作用。清溪鎮(zhèn)的檔案創(chuàng)新做法還得到了東莞市檔案管理部門的充分肯定，已被推薦參評國家經濟科技檔案工作創(chuàng)新案例。
堅持技術創(chuàng)新
提升合同檔案管理
地處粵港澳大灣區(qū)腹地的東莞市清溪鎮(zhèn)，經過改革開放40多年的充分發(fā)展，政府部門統(tǒng)籌開發(fā)了大量土地資源、建設了大量廠房，招引了大量外資、內資前來投資辦實業(yè)。
在這一過程中，清溪鎮(zhèn)政府積累了大量集體經營性資產，也簽訂了大量經濟合同。為充分管理好、經營好龐大的集體資產，清溪鎮(zhèn)早于十多年前就已委托信息技術公司開發(fā)“清溪鎮(zhèn)物業(yè)資產經營管理系統(tǒng)”，同時應用了檔案管理系統(tǒng)，對經濟合同進行檢索、數(shù)據(jù)化及本異地災備。但隨著時代的發(fā)展，這兩套系統(tǒng)功能逐漸顯現(xiàn)不適應形勢發(fā)展情況，難以滿足實際需要。
為此，清溪鎮(zhèn)堅持技術創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化、信息化技術手段為檔案管理和經濟建設服務，將檔案管理系統(tǒng)和清溪鎮(zhèn)物業(yè)資產經營管理系統(tǒng)通過合同關鍵詞索引關聯(lián)，充分利用兩套系統(tǒng)的優(yōu)點和長處，做到既可以在物業(yè)資產經營管理系統(tǒng)中便捷查詢經濟合同收款、付款數(shù)據(jù)等信息，又可以在檔案管理系統(tǒng)中檢索查閱到該份合同的電子掃描件，根據(jù)需要還可找出原件位置。物業(yè)資產管理系統(tǒng)還設置了合同到期預警模塊，能夠及時提醒用戶合同到期時間，從而使工作人員及時跟進處置。
活化檔案資源
更好服務經濟建設
目前，清溪鎮(zhèn)80年代末期簽訂的30年期限的用地合同已經到期，當年的領導、工作人員大部分已經退休或者輪崗，如不跟蹤處置，可能會導致這部分國有（集體）資產流失。
通過物業(yè)資產管理系統(tǒng)的預警，資產公司及時查看原合同，根據(jù)合同條款及時介入談判，僅2020年就由此收回了3宗到期廠房產權，涉及總土地面積9335平方米，總建筑面積16659平方米。此外，還協(xié)助村集體收回了1宗到期廠房產權，涉及土地面積16500平方米，建筑面積30958平方米。按廠房建筑4000元/平方米計算（略低于市場價），收回鎮(zhèn)村共4宗廠房產權的總價值1.905億元。
目前，清溪資產公司正在為追回2020年第5宗到期廠房產權司法訴訟提供檔案憑證支撐，預計將追回產權總價值約9300萬元；而對2021年到期的合同，鎮(zhèn)政府也提前介入談判。
可以說，通過檔案的管理和檔案信息資源的開發(fā)利用，充分體現(xiàn)了檔案工作服務地方經濟發(fā)展的價值。一是充分挖掘了經濟合同潛在的價值，最大限度地保護了鎮(zhèn)集體資產；二是理順了單位內部工作的流程，實現(xiàn)經濟合同檔案的規(guī)范化管理，特別是解決了因工作人員更換而出現(xiàn)的工作事項、信息無法有效全面銜接的問題；三是實現(xiàn)檔案信息利用高效率，減少了紙質檔案翻閱的頻率，延長檔案保管壽命；四是充分發(fā)揮經濟合同檔案利用價值，利用檔案憑證作用，保障國有（集體）權益，為全鎮(zhèn)經濟建設高質量發(fā)展提供有力支持。